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mso-font-kerning:0pt">2012 % u% X& h9 |# ~& T/ L: dfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 0 G f$ l2 t' D
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容8 h! X8 x/ e9 b1 a+ y' lcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> - v+ O, y1 a0 x0 D
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$ Z @' n( z1 m" A+ emso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。2 T+ B+ p% U! b) P+ y. j7 q! v$ ]
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> / V z0 {. u, l+ W! N. _" ^8 G) J
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( o% n& F; w, w n. l' v: E0 Kmso-font-kerning:0pt">1. & v. G* _- [ l$ T" K; F% B) {宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
2 P9 l! Y7 d i2 n1 d, ?; E$ a, U1 J* p0 _: L0 j9 I
+ r7 Q- ], l2 k% Lmso-font-kerning:0pt">2. + d' A" z# b' o4 @% C# i8 c) g宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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$ F% B: f) t3 n- e( \mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。5 ]1 [/ I4 v, }8 @4 s" Fcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt">1. # e7 M4 \& l4 M. {' H: g
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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5 |" x1 ^0 Q' a9 H7 l, }mso-font-kerning:0pt">2. # E" h1 h* [3 k0 U0 S ~: [3 N宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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+ ~# [3 \" y3 V7 L$ A# ^ Z' E7 o3 Y# a, I6 F- d# Fmso-font-kerning:0pt">3. 8 X' X& P, J7 u3 l
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
, G: L! d2 ?- m- Fcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。6 F* r9 o. M% Y. Q! ?4 T
mso-font-kerning:0pt"> 2 E9 E4 U* [# `' w R7 ?0 n
, O4 Y) c$ B. j, L- W
" D2 B5 p7 `3 K2 M; @5 d( d) umso-font-kerning:0pt">1. ; u9 Q' S1 f- N" [- e: U( {; e7 V宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
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4 l( _1 n; m4 Z; _/ E' _$ B% R8 {% C: @$ f( [mso-font-kerning:0pt">2. 4 I6 ]2 [( S! m2 v
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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: B4 G# T+ K* t2 |2 _( emso-font-kerning:0pt">3. & s! r. d6 Q, t+ f; H$ T1 G5 S宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。, Y+ E, {8 p/ p7 B2 D) ?4 G$ mcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 5 Y8 ]! P, b: Z
, `) P6 U4 L3 }; l" E# ], @3 |& o J J# }+ L% D
mso-font-kerning:0pt">1. : ?1 p: b5 v2 P3 H: [; Y
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 & c2 O6 H5 R% ^, N4 ?8 w" ^4 a
7 x" s6 W6 d( x, d/ _; a+ A4 f$ U0 a4 u1 r+ r6 C
mso-font-kerning:0pt">2. * O$ L! ^* q! l# s) ]1 x
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 & ~! K: x) C4 Z T5 a
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mso-font-kerning:0pt">3. ; X1 |9 x# S9 E' M- M" u: u
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 ( E+ f { K( D6 z
' m. n; @" ^4 a) b1 ?+ E2 ]. K+ ]" \2 ?# g3 \% a" [# w, ?
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。! n- E2 K- j0 G8 x. x
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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8 u2 p8 F: y0 r0 V( ]6 s5 i k) A$ O* x7 b. W) Mmso-font-kerning:0pt"> , ]/ b& K4 l) I, [) f8 ]2 d: v# H1 k
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> - d" h; ]! E7 U0 S6 |8 p
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考$ z5 g K: c/ m3 Xcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
+ }* C- F6 U6 j; |2 p# o% ?& \; n% V. p4 |2 n, c$ i& a
: h0 Y w7 ~! K! F. L' |12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
& I5 p: [: V2 F x5 {7 N; y0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:7 n5 i$ W1 q- q( e9 R9 D
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 & w, I( B. D: {3 `, A9 b0 o
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
1 L* e: k) A! ?+ j* B, |, hAR-SA">） | 
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