办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

; q' v' N9 x/ K: f( a) T& G加强办公室建设与管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责

7 ^/ z" `; x1 _4 H2 K1 D二、加强办公室建设

三、办公室办会工作基本规范

7 Y- @& X' Y. z: [) l# R四、加强办公室的日常管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责
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$ M! @9 q; _' l$ O" }（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

- Y/ w4 A6 h( v联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

职能定位：

行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

" n  J) o* ?3 @. c一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（二）办公室工作内容与特点工作内容：

按性质分：

- W, v0 U2 r/ Y6 S% A程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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7 q' J; e. ~- t3 Z2 `7 m0 ]按内容分：

办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

( D* o5 S6 g( V( w+ M2 |9 Q9 ?一、办公室人员岗位认知与基本职责（

4 p1 k+ }4 r9 K/ n) a7 [三）办公室人员角色定位

办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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（四）办公室工作对人员的要求
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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一、要讲事业心和责任感；

2 P+ c. \: s3 e6 C6 }二、要认真细致；

三、要讲究程序(不要打乱仗)；

( q2 J. B, S( u+ Z/ r& x- p四、要讲工作效率。
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- n+ e. w! M% Z/ i. J5 F（四）办公室工作对人员的要求
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1、思想素养
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热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

6 U/ m1 M% `6 v1 R0 O政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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( T/ R, T# U( I. x& n. i+ Q责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

踏实肯干。舍得为工作投入。

（四）办公室工作对人员的要求

; ]3 @; |5 Z- \0 }0 ^# P2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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4 ]4 ?2 m/ q5 ~表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

（四）办公室工作对人员的要求

4 N2 Y8 m6 Y: d) H0 h& O8 X% d3、心理素养

心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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调控力(控制情绪的能力)。
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意志力。

# L  c" o' g* @) l2 v（四）办公室工作对人员的要求

4、角色意识

做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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! G; X$ A* Q7 p5 f全局意识

责任意识
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创新意识

4 L- |8 m8 L# m, G奉献意识

信息意识
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程序意识

学习意识
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（五）领导对办公室人员的期待
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领导测评办公室人员的20道题目

& c- _" U, E' s$ [& {1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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他是否了解你的目标和意向?

他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

他是否很会安排时间?
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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领导测评办公室人员的20道题目

5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

: V% \- `7 ~; J8 F2 Z能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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能否制订新的工作制度或工作程序?

他的工作有条理吗?

4 b; H5 J' u) d- k7 e( h, [7．他是一个机智的人吗?

$ z$ b3 K  E& X, a) p1 B6 Y5 L能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

8．他能否提高文件运转效率?

+ n4 I9 [* l: n4 V6 ?6 X6 F能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

1 @, X; c" ?6 i- K0 b. @' t能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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领导测评办公室人员的20道题目
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& _7 c; F: U! r  ?9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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1 S9 q, v3 b# A5 l& l+ K10．他在危急关头是否沉着冷静?
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5 o( e, \" V6 l当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?

12．他是否有较广的阅读面和知识面?

- a: e  n7 \  Z9 E! N0 W是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

7 K$ R$ p0 @1 N" U% L领导测评办公室人员的20道题目
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) [8 C7 l% k* m13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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: A; X! c6 K; d% K, _: A  }而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

% P( j0 H! n  P- N& Q4 Z- t14．他是否有个人学习计划?
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

7 Y$ S* Q9 J4 g5 @# w8 w是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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3 F  c( b) }/ M7 J15．他语言表达是否清晰?

能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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能否准确地传达你的指示?

4 E5 l. Q& k" j3 l( O0 `; `1 S能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

+ J/ Z- n3 O1 S4 y16．他是否按时完成每天的工作?
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是否根据需要自愿在休息时间加班?
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5 l; I% B. K5 J8 _$ ^1 b6 m领导测评办公室人员的20道题目
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1 n8 ^5 ^+ I/ m3 t17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

& K) l! p3 x! H  h18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

1 f9 R. r4 I5 i4 G( L/ m3 Y6 j* [# c* I19．在调研工作中他是否称职?
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" [! \6 `4 p9 x7 L3 P) t能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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. X! Q1 J4 A1 K3 G20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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启示……
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二、加强办公室建设

: _- {  A& e' ?1 [3 B. V5 r- [. P/ A（一）办公室建设方向

1 @  V! D4 m3 V. b" M0 J) `- {1、不断优化硬件和工作环境
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2、积极推进建章立制工作

3、努力营造和谐人文氛围

3 ~1 d# L) s% l9 L* C9 n6 [; b+ t. r4、大力倡导团队精神

8 S# R1 D. |# [- ^9 Q（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

良好的礼仪形象
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良好的电话形象
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良好的文字形象

良好的语言形象

二、加强办公室建设
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（三）人人争作办公室受欢迎的人员

1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

, V: [3 O4 H* H; y% C, w2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

9 }8 ]  _/ t% m9 o& }* c0 x! o4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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  x8 w) q* u0 A$ ]( {8 C1 z5、随时让同事知道你对他的感激；
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+ s7 h' q' \8 m# }/ {( Y% O! j5 q6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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) o/ f/ a- M. m% r& V9 f9 A+ T7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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8、不居功自傲，有容人雅量。

三、办公室办会工作基本规范
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' K+ l. u2 k/ i9 e7 [+ A# L（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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" ?, Y9 j( }$ D4 K% u1、设立会议承办部门和服务机构
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2、协助领导确定会议目标和议题

（1）确定会议目标
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（2）拟订会议议题
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3、拟订会议财务预算和会议方案

（1）拟订会议财务预算

) T3 P  G/ E$ r* g4 Y( F（2）拟定办会方案
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（一）会议服务的基本内容
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会前准备工作

! J! k. c; a$ b- k0 \+ z5 I4、确定会议的议程、日程和程序
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9 ]  R, t9 V3 N& U4 ~. }: u5、分工撰写会议文件

6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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7、会场的布置工作

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6 M6 y( Q/ y* a! |$ }& c& D: [衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

$ `2 W% n2 ?0 A7 v7 ^0 c主讲：姬瑞环
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{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~