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网友提问： ! V& C/ S Y4 X8 v8 e8 W; k6 F
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？ / V/ n& S2 E0 U% l- M$ [; @; o
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老秘回答： - A, j: Z: j. z! s& L
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会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。
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●使会议开得卓有成效
& ]) ]1 h! K/ v l' a 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
( \! J* G% Z# x4 w" A. }5 n 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 ' o- m& r& w' G/ q5 {
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
1 O4 c6 s7 B" e+ p- e 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
$ B0 S. j' [/ Y! o& X& V) { 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
) C: H: a, W0 [8 `; Z9 t 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。 / o% d. j7 `# ]& q9 i
6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
9 r+ Y- S, N0 C5 p' E2 q 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
2 \8 W% D1 u1 e9 {7 E( l% D0 Z 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
; ~) |. W2 Q4 I2 l' Q. U 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 8 Y7 l3 E: N2 a# q0 |; E0 w$ u
10.信息要加以选择，避免过多。
8 e6 _( w" ~' R1 P ` 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 ) O0 ?9 w+ S* W. t) \0 B, a
12.通过限制网上会议时间使会议完善。 ! Q, Y# W z3 I% P) {
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 5 L4 W/ O6 f, a2 R4 f e, ~
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
% b }- B b$ M( j A. h 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
) J4 u- ], t* e8 T% D! @& |7 I3 C# ~ 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 : x; p$ w, m0 L/ M3 Z
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 8 H2 Q" u, |% [9 F$ O% h, B4 U
18.会前先拉几个盟友。
3 V9 R. ]( Y9 b8 u1 S" B/ j* z3 a 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
' a ^* T1 j2 u 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 " k3 y; d. p6 L+ r
●会议准备 2 T, M2 X8 h. m( W% x1 G/ \2 ?
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
! h" U: C$ s/ o+ l! |' f" ~ 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 0 L" p/ X, f$ d% y
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
* |7 K0 G- i; _/ ]# V% X' A 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
! s$ ~. J' e9 c) W, A# L0 \' l 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 6 U% Q& T" \/ @- |3 u! r: O; ?* ~! n
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 6 k( n# E$ o( e. C0 t' O: y: }
26.任何议程变动都必须通知主持人。 + L( y4 E3 J! }$ Q. E
27.议程要尽可能短小简单。
& [& t# W+ y ^" f0 W6 ? 28.尽量将议程限制于一页纸上。
: ^8 u% ]" j2 a! u' I6 B 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
# N5 e2 t7 T! u4 o4 { 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
9 W1 j& B2 `" c" J, l 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 ; f) R5 j, J. h7 |, e
32.必须将电话转移出会场。
0 q9 o: X, _" L 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 4 a8 T! N) R: d! }9 i$ M
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 5 O% `% r* K* L' q% \
35.要找个确保没有干扰的会场。 " f# _& p4 w% D# J8 f4 o8 Q
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
2 F8 ^: k, u; d2 [+ T, D6 B 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
0 Q% V4 j X( C i% e 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 0 Q7 A5 l+ U. @8 u7 T7 ?( y9 w
39.座位之间应有一臂长的间隔。 , d: d& h! u5 X! Q4 M: j6 L
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
+ c! u* |; w: f 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
0 X* Q& u% _9 i4 \- W, O2 s 42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 ) \6 d* r8 S1 e
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 - z& V1 {. R# Y2 K
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 ; L2 m- Z, M4 j# l- s
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
/ R7 Q" `( o0 i1 Q0 \% u. J 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。 : U& [5 j6 }& ?0 B5 I% [0 G
●出席会议 ; q) E7 |; h, v& ^0 Y
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
6 Z& ~: J1 [! G 47.会前拟出自己的发言稿。
: c' `0 R6 J9 m8 Z' @ 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
, I) H% ?0 ?8 k1 T; | a% w 49.要保持积极的脸部表情和音调。 3 c3 @; `! j5 t
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
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% _% w! z7 M; x 51.开始发言前先作深呼吸。
: `2 c3 Q; A/ C6 { d4 @ 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
* V1 U4 X1 W4 a! t0 l 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
Z" r0 {5 g: o& n$ t6 W 54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
* f; g# @& D2 J2 ~9 j0 Z 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
* j8 n8 F5 @' @" m# \% f2 V+ z4 S7 J: { 56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。 1 K/ O* [% C! H$ i) s6 ?4 N! ]- i
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
( c: L( ^7 l! [ 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 2 z* |; T* p3 D2 a# T( p( M
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 \- m* I# X$ K r
60.必须按照议程顺序作会议记录。 3 k3 ` q% ]/ ~. M* B
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 * s) ^$ [2 x! @' I/ e$ }4 [1 X
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 " c2 j; Z+ r" a9 H+ v
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
# S, ]' d) f5 n8 c! C7 {2 s ●主持会议 * H9 A$ `* T( U1 A6 e ?7 O7 U
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。
/ k. j7 I" ^0 r* R, x4 M( N 64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 * h) o+ i- K- a c' h/ K i5 o
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
- r3 J1 Z4 l( ] 66.尽量于会前认识新来者。 3 P# a: g9 u7 A6 |1 w6 {" G
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
/ b0 Q3 T4 F4 _* C 68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 n; `( W: s; ~8 k$ O+ O, f! S
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 3 h# d5 \* Q" y
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
7 }" r, }) a0 x: _# ^* A* { 71.要制止支流辩论和私下交谈。
# V5 P) q. W/ s- g6 Z 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。 4 M b/ Z7 a% y. N$ b
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 8 H9 [- ~) N" Z0 O( a3 d
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 X9 V' E! ~; F8 M2 y. a
75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。 ) i$ d/ I" y; ~- `! v% [7 E C6 @
76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
3 t. \# U+ f) F7 F+ W9 f9 t 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
+ S( r, b1 v4 U1 `9 X 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 3 M! f8 s5 ~/ u5 H, p! q
79.必须清楚每次会议的规则。 3 L: e% C4 S/ R6 ~
80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
' o: @0 W& _/ P3 | 81.要改变会议气氛，须先改变议题。 + Q/ L! i Q3 L. b7 [( D
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